Fungsi Dokumentasi yang Penting dan Menjadi Bukti Resmi – Fungsi dokumentasi dalam kehidupan sehari-hari tentunya sudah tidak asing lagi bagi kita. Banyak orang sengaja melakukan dokumentasi untuk mengabadikan momen atau acara tertentu. Terutama saat menghadiri acara penting seperti pertemuan bisnis.

Tanpa kita sadari, dokumentasi menjadi hal yang sangat penting. Mengapa demikian? Karena dalam bentuk apapun kita menyimpannya, dokumentasi dapat berfungsi sebagai rekam jejak. Jika kita bisa mendokumentasikan dengan tepat, hal tersebut bisa menolong dalam mempertahankan operasi di bermacam bidang, mulai dari perawatan kesehatan maupun layanan konsumen.

Istilah dokumentasi berasal dari bahasa Inggris, yaitu “documentation”, yang memiliki dua arti: menyediakan informasi atau bukti resmi yang berguna sebagai catatan, serta upaya mencatat dan mengkategorikan informasi dalam bentuk foto, tulisan, video, dan lain sebagainya.

Namun, pengertian dokumentasi bisa bervariasi. Misalnya, dokumentasi dalam penelitian adalah dokumen yang menyajikan informasi terkait hasil penelitian asli atau dari sumber langsung, berbeda dengan pengarsipan perpustakaan. Menurut Tung Palan, dokumentasi merupakan sebuah catatan otentik yang bisa dijadikan sebagai barang bukti dan mempunyai kekuatan dalam hukum. Selain itu, dokumen tersebut berisi data yang lengkap dan fakta-fakta yang relevan.

Fungsi Dokumentasi yang Sangat Penting

Fungsi Dokumentasi yang Penting dan Menjadi Bukti Resmi – Berbicara tentang kegunaan dokumentasi, tentu saja fungsinya sangat beragam. Hal tersebut bisa kita katakan tergantung pada lingkupnya. Misalnya, dokumentasi untuk kebutuhan bisnis, dokumentasi dalam karya seni rupa, dan lain sebagainya.

1. Umum

Secara umum, dokumentasi berfungsi untuk menyediakan informasi terkait isi dokumen dan penggunaannya. Selain itu, dokumentasi juga berperan sebagai alat bukti dan sumber data yang akurat, melindungi serta menyimpan dokumen agar terhindar dari kerusakan fisik, menjadi bahan penelitian, mengoleksi dokumen negara, dan menjamin keutuhan serta keaslian informasi yang terdapat dalam dokumen.

2. Bisnis

Berbeda dengan fungsi dokumentasi dalam bisnis atau perusahaan. Dokumentasi dalam konteks ini dapat berfungsi sebagai catatan perusahaan untuk menjaga kelangsungan bisnis, menjadi alat bukti yang valid dan sah, serta membantu dalam pengambilan keputusan, pengawasan, dan perencanaan. 

Selain itu, dokumentasi bisnis juga berperan sebagai referensi sejarah perusahaan, sumber informasi bagi berbagai divisi, dan materi pendidikan serta pelatihan. Terakhir, dokumentasi juga penting untuk menjaga hubungan baik dengan klien.

3. Karya Seni Rupa

Lain halnya dengan fungsi dokumentasi dalam seni rupa. Dokumentasi dalam bidang ini berfungsi sebagai bahan ajar atau referensi bagi pelajar, praktisi, dan peneliti. Keberadaan dokumen tersebut dapat digunakan untuk mempelajari teori, teknik, konsep, sejarah, dan hasil karya seni pertunjukan.

4. Tujuan

Setelah mengetahui fungsi dokumentasi dalam berbagai kegiatan, kita perlu memahami tujuan seseorang melakukan dokumentasi. Ternyata, tujuannya bukan hanya untuk mengabadikan momen saja. 

Dokumentasi juga membantu dalam pelayanan, penerbitan jurnal publikasi, mendukung perkembangan ilmu pengetahuan, dan mengadakan konferensi. Selain itu, dokumentasi bertujuan untuk membuat dan mengembangkan katalog, serta menciptakan dan mengembangkan metode pengolahan data.

Jenis-jenis Dari Dokumentasi

Selain memahami fungsi dokumentasi, penting juga untuk mengetahui jenis-jenisnya. Pertama, ada jenis dokumentasi berdasarkan sifatnya yang terdiri dari dua jenis:

1. Dokumen Tekstual: Dokumen yang menyimpan informasi tertulis.
2. Dokumen Non-Tekstual: Dokumen yang menyimpan informasi dalam bentuk lain selain teks, seperti gambar, audio, atau video.

Berikutnya, ada dokumen fisik dan dokumen intelektual:

• Dokumen Fisik: Berkaitan dengan objek, ukuran, lokasi, serta sarana dan prasarana.
• Dokumen Intelektual: Berhubungan dengan tujuan, isi subjek, sumber, hingga proses dalam transmisi.

Pembagian dokumen juga bisa didasarkan pada jenis informasi yang disimpannya:

• Dokumen Primer: Menyimpan informasi yang berkaitan dengan hasil observasi asli atau data langsung dari sumbernya.
• Dokumen Sekunder: Menyimpan informasi yang menganalisis, menafsirkan, atau menyimpulkan dari literatur primer.
• Dokumen Tersier: Menyimpan informasi yang merangkum atau mengindeks literatur sekunder.

Contoh-Contoh dari Dokumentasi

Selama ini, kita sering mengira bahwa dokumentasi hanya berupa foto. Padahal, ada banyak bentuk dokumentasi yang bisa dijadikan bukti resmi. Misalnya:

1. Memo dan Email: Dalam dunia bisnis, komunikasi formal sering dilakukan melalui memo bisnis atau email. Melalui dokumentasi ini, arahan dan pesan perusahaan dapat disampaikan kepada seluruh karyawan.
2. Dokumen Transaksi: Dokumen ini mencatat aktivitas suatu perusahaan, seperti pembelian bahan baku. Jika terjadi masalah terkait transaksi, dokumen ini akan menjadi bukti yang membantu menyelesaikan masalah tersebut.
3. Surat Bisnis (Business Letters): Dokumen ini digunakan untuk menyampaikan informasi kepada pihak luar, seperti konsumen, kolega, dan lainnya.

Contoh-contoh ini menunjukkan bahwa dokumentasi tidak hanya penting untuk keperluan internal tetapi juga untuk komunikasi dan transaksi eksternal.

Cara Membuat Dokumentasi

Untuk membuat dokumentasi yang baik dan benar sehingga kita bisa mendapatkan semua fungsi dokumentasi tersebut, ada beberapa langkah yang perlu diikuti. Meskipun tampak sederhana, membuat dokumentasi tidak hanya sekadar menulis, memotret, atau melukis. Berikut ini adalah panduan untuk membuat dokumentasi yang efektif:

1. Kumpulkan File yang Akan Didokumentasikan: Mulailah dengan mengumpulkan semua file yang akan didokumentasikan. Simpan file-file ini dalam satu folder agar mudah diakses dan diatur.
2. Siapkan Lembar Kerja PowerPoint: Buka lembaran baru di PowerPoint. PowerPoint adalah alat yang berguna untuk menyusun dan menampilkan dokumentasi dengan rapi.
3. Salin File ke Lembar Kerja: Salin satu per satu file gambar, teks, atau elemen lainnya ke lembar kerja PowerPoint.
4. Atur Ukuran File: Sesuaikan ukuran file sesuai kebutuhan. Pastikan tidak memilih ukuran yang terlalu besar atau terlalu kecil agar tetap jelas dan proporsional.
5. Tambahkan Komentar: Berikan komentar atau keterangan di sekitar gambar atau teks dengan menggunakan fitur “Insert Text Box”. Ini membantu menjelaskan konteks atau detail penting dari setiap elemen dokumentasi.
6. Simpan File dengan Nama yang Jelas: Setelah selesai menyusun, simpan file PowerPoint dengan nama yang sesuai dengan isi gambar atau dokumen. Ini memudahkan pencarian dan identifikasi di masa mendatang.

Dengan mengikuti langkah-langkah ini, Anda bisa membuat dokumentasi yang terorganisir dan informatif. Penjelasan mengenai fungsi dokumentasi ini bertujuan agar anggota tim yang bertanggung jawab atas dokumentasi dapat menjalankan tugasnya dengan baik dan benar, memastikan semua tujuan tercapai tanpa ada tindak kecurangan.